Só quem já passou pela péssima experiência de organizar um evento sabe o que é ficar horas vendo uma fila de participantes, que quase no se move, só saindo do lugar para reclamar da organização do mesmo. Esse e outros problemas são comuns na vida de quem não usa aplicativos para ajudar na organização de seu evento.
Organizar um evento não é uma tarefa fácil, desde uma simples confraternização até uma conferência regional é praticamente impossível tomar conta de todos os aspectos decisivos para o sucesso do mesmo.
Esse texto tem a solução para você que quer simplificar a própria vida e facilitar a organização de seus eventos.
Mas antes, você precisa saber de uma coisa
Gerenciar bem sua equipe é o primeiro passo
Quanto maior o porte da cerimônia maior é a quantidade de pessoas envolvidas na organização e com isso cresce a dificuldade para gerir tal equipe.
É relativamente fácil organizar uma pequena confraternização entre cinco amigos de faculdade, uma só pessoa consegue recolher o dinheiro, descobrir qual data e horário é melhor para todos e etc.
Imagine agora a mesma pessoa resolve organizar uma reunião de toda a sua sala da faculdade, o mesmo teria que pedir ajuda a outro amigo e confiar que o mesmo faria o trabalho bem feito.
Mas esse ainda não é o maior problema, este começa quando ocorre-se a distribuição de tarefas entre 3 ou mais pessoas.
É função do principal organizador coordenar e gerenciar o trabalho feito, a fim de que esse saia com o planejado, sem atrazos ou falhas.
Para que isso seja possível pode-se fazer o uso de aplicativos para gestão e aumentar sua produtividade, vejamos alguns deles:
Trello
A ferramenta de gestão de projetos é a queridinha das maiores empresas, com uma interface simples para a aplicação da metodologia Kanbam o Trello faz com que seja possível diversas pessoas trabalharem em uma mesma tarefa.
Ele consiste em uma tela onde pode-se adicionar cartões e listas de atividades, geralmente baseadas em “à fazer, fazendo e feito” onde os colaboradores podem mover os cartões conforme andamento do projeto.
Com diversas outras funções, a ferramenta é essêncial para organizar qualquer tarefa, incluindo a organização de eventos.
Slack
Cansado de perder informações importântes em meio a grupos e conversas de Whatsapp?! Para isso existe o slack!
Uma plataforma de comunicação amplamente utilizada no meio empresarial que permite a troca de mensagens organizadas por meio canais, com diferentes níveis de acesso.
Com funções como iniciar uma conversa separada a partir de uma mensagem em um grupo a plataforma promove dialogos mais ágeis e organizados.
Com uma comunicação efetiva, qualquer organização fica mais fácil!
Agora que você já tem essas duas poderosas ferramentas podemos ir a fundo nos aplicativos e plataforma que separamos para te auxiliar.
X Aplicativos que ajudarão a organizar seu evento
Que fique claro que recomendamos o uso de gerenciadores de eventos e ticketeiras que cuidam do seu evento por completo, como o Sympla e central de eventos por exemplo.
Porém o foco desse texto é oferecer soluções para quem deseja fazer isso por conta própria, então lá vai algumas das nossas dicas:
1 _Gerenciador de páginas do facebook
A ferramenta para gerenciar páginas é fornecida pelo próprio Facebook e está disponível na Google Play e Apple Store.
Ela permite que o usuário mantenha-se informado a cada segundo e consiga também manter uma comunicação em tempo real com seus clientes, sem depender de um computador.
Dentre suas funções podemos destacar o envio e leitura de mensagens, notificações push que te informam a respeito de qualquer alteração importante e informações sobre promoções, estratégias e atividades em suas páginas.
E isso tudo pode ser configurado tanto para o próprio Facebook ou até mesmo para o Instagram, auxiliando bastante na sua gestão de social media.
2_Canva
O Canva é plataforma que vem para revolucionar a vida de quem não possui lá muita habilidade com design gráfico.
Ela disponibiliza diversos modelos base para criação de design de conteúdo visual e auxilia muito na criação das tão famosas “artes para rede social”.
Com uma interface simples de “clica e arrasta” a empresa australiana vem revolucionando não só a forma de se fazer conteúdo para social media como também banner e anúncios de todos os tipos.
Além de tudo a plataforma também oferece a possíbilidade de trabalho colaborativo.
Uma vez que o documento está salvo na nuvem, várias pessoas podem trabalhar nele simultaneamente.
Ele possui sua versão paga, porém diversos recursos estão disponíveis em sua versão gratuita.
3_ Google Forms
Seu evento pode ter sido perfeito para você, mas seus participantes podem ter outra visão.
Problemas no credenciamento ou fila para entrar, falta de comida em coffebreak ou uma atração que agradou menos ao público são mais comuns do que a maioria das pessoas imagina.
Uma parte fundamental para quem organiza eventos é receber o feedback dos participantes, essa é a melhor forma de saber em quais pontos deve-se investir para uma próxima edição.
Para isso existe o Google Forms, uma ferramenta poderosa para quem deseja coletar dados e analisar os resultados.
Sua interface simples permite que qualquer um crie de forma rápida e eficiente uma pesquisa de opinião.
4_Meetoo
Além de realizar pesquisas após o evento com o Forms, você também pode realizar enquetes em tempo real com um outro app chamado Meetoo.
Ele faz com que seja possível interagir com os participantes, perdir opiniões ou qualquer feedback da platéia.
O aplicativo aumenta bastante o engajamento da audiência, permitindo que seu público esteja presente nas discussões, possibilitando por exemplo que mandem perguntas ao palestrante em tempo real e de forma organizada.
Ela também oferece dados e métricas que te permitem conhecer melhor os integrantes do evento.
5_Eventbase
Imagine um evento onde todos os participantes estão totalmente interados com a programação e não ficam perdidos em seu evento? Seria perfeito, os organizadores teriam muito menos dor de cabeça…mas isso existe?!
É claro que sim, isso é possível utilizando o app Eventbase, que possibilita criar e personalizar uma página para seu evento, disponibilizando guia para os oradores e participantes.
Ele suporta diversas mídias como vídeos, mapas e diversas outras funcionalidades para deixar os participantes de seu evento por dentro de tudo que vai acontecer no mesmo.
6_Doity Check-in
A fila de entrada/check-in é o pesadelo de qualquer organizador, além de uma experiência frustrante para o participante.
Pensando em solucionar essa dor a Doity criou o Doity Check-in, um aplicativo gratuito disponível na google play onde é possível fazer o check-in pela própria lista de inscritos.
Ele possibilita também a leitura de código QR que pode ser disponibilizado junto ao comprovante de inscrição.
7_ Sympla
O sympla veio para revolucionar o mercado de vendas de ingressos, de nada adianta seu evento estar perfeito mas você não conseguir vender seus ingressos!
A plataforma conta com um cardápio de opções para o cliente, fazendo com que ele possa escolher entre diversos eventos, podendo salvar aquela sexta a noite em que você quer sair de casa mas não sabe para onde!
Hoje a plataforma conta com mais de 17 milhões de acessos e 4 milhões de usuários se o seu evento não está nesse cardápio, você está perdendo dinheiro.
É extremamente importante que o organizador conheça as ferramentas que estão a sua disposição e saiba identificar qual o melhor gerenciador para seu evento.
Só assim ambos os lados terão uma experiência prazerosa que fará com que existam outras edições.
Gostou das nossas dicas? Deixe aí seu comentário contando pra gente qual outra ferramenta você acha indispensável.
Compartilhe também com sua equipe de organização, para que todos estejam alinhados e isso torne seu evento incrível!