Em meio a pandemia do Corona Vírus e a dificuldade em manter a alta eficiência nas organizações, o privilégio da ocorrência do home office caracteriza um avanço tecnológico que permite a continuidade das atividades, com um desempenho pouco alterado. Tudo isso com o uso de boas ferramentas.
Consequentemente, o engajamento da equipe em relação à uma boa gestão remota pode ser bem experimentado e assim construir novos processos dentro do time. Por esse lado, passando por esse momento difícil, a oportunidade instaurada inesperadamente faz com que novos métodos de trabalho em equipe sejam desenvolvidos e aperfeiçoados.
Aqui encontra-se a relação das melhores ferramentas que ajudam a manter a produtividade e o bom rendimento no home office, agregando de forma conjunta aos gestores e colaboradores, mesmo remotamente.
Comunicação
Slack
A plataforma Slack se mostra interessante para avisos de emergência e possíveis dúvidas ao longo da realização das tarefas, com contato direto e instantâneo com cada pessoa individualizada. Além disso, a organização inteligente e centralizada de conversas tende a ter mais usabilidade do que o já obsoleto e-mail.
É permitido também, a criação de canais compartilhados para diferentes assuntos e conversas entre equipes. A integração conta também com Trello, Dropbox, Wunderlist, GitHub, TimeBot, Google Drive, Hangouts e outros.
Whereby
De fácil uso, sem a necessidade de downloads e login, a possibilidade de chamadas de vídeos não só para empresas de pequeno ou médio porte, como também para clientes, é uma solução adequada para a comunicação corporativa.
A entrada nas salas de reunião são feitas a partir de links exclusivos, permitindo a interação com outras plataformas, como Slack, Trello, Youtube. No plano gratuito até 4 pessoas podem participar das salas e funciona na web ou no mobile.
Google Hangouts
O já conhecido pela maioria, a plataforma da Google conduz mensagens, chamadas de voz e videochamadas individuais ou em grupos de até dez pessoas. Com uma interface simples, a sincronização é fácil e por meio de multiplataformas, sendo necessário apenas o login com o Gmail. Dessa forma, as vantagens do queridinho é a questão de disponibilidade na nuvem, otimizador de tempo.
Gerenciador de projetos e tarefas
Gitlab
O Gitlab é uma plataforma para hospedagem de repositórios no sistema de controle de versão GIT. Com uma interface gráfica agradável, permite a criação de repositórios públicos e privados, com vários colaboradores, simplificando o trabalho de desenvolvimento de projetos. Baseados em nuvem e com locais centralizados, as equipes podem armazenar, compartilhar e testar vários projetos.
Pulando na frente, possui ferramentas de revisão de código, suporte a wiki, rastreamento de erros, edição inline, autenticação de dois fatores e mais.
Trello
Essa ferramenta versátil e útil organiza as demandas em quadros, listas e cards (como se fossem post-its), gerenciando projetos de acordo com cada necessidade. Da mesma maneira, a separação entre funções de equipes se dá facilmente. É o auxílio dinâmico para o fluxo de trabalho e a gestão de equipes serem mais precisos, de acordo com cada conteúdo. O Trello permite adicionar pessoas aos cards e aos quadros, fazer checklists e adicionar diversas informações. Gratuito até para grandes equipes.
Asana
O Asana é um recurso online a partir de alguns preceitos: listas, quadros, calendário, cronograma e arquivos. Ocorre também, a integração com Google Drive, Google Sheets, Dropbox, Gmail, facilitando o acesso e a sincronização em apenas uma página. Além disso, têm as funcionalidades como designação de tarefas, criação de relatórios dos processos e visão complexa de todos os dados. O controle então, pode envolver vários funcionários e várias equipes dentro da empresa. Em relação ao preço, o limite gratuito é de 15 membros por equipe.
Compartilhamento
Google Drive
A edição coletiva facilita tarefas realizadas, criadas e editadas por múltiplos profissionais, como documentos, PDF’s e planilhas em uma espécie de colaboração virtual, além de seu armazenamento.
LastPass
O aliado daqueles que acabaram de chegar nas empresas, o gerenciamento e armazenamento de senhas é importante para facilitação de acesso a diferentes e-mails, sites e plataformas de uso cotidiano. Por outro lado, a segurança se dá a partir de possíveis violações no uso de e-mails ou o número de autenticações que o usuário definir.
As separações são:
- Premium: para uso individual;
- Familiar: até 6 usuários;
- Equipes: de 5 a 50 usuários;
- Enterprise: para mais de 50 usuários.
Dropbox
Acessível em vários dispositivos e plataformas (Windows, OS X, Linux, Android, iOS, ou Windows Phone), o Dropbox entra como grande concorrente do Google Drive, OneDrive, ICloud e outros. A estabilidade de sincronização de arquivos na nuvem chama atenção e poucas falhas são discutidas. O armazenamento é feito por criptografia, dificultando invasões aos dados.
Produtividade
Rescuetime
Em tempos de distrações cada vez mais frequentes, a otimização da produtividade caracteriza mais trabalho e mais rendimento. Para isso, o RescueTime, gratuito, online, funciona como um alerta da utilização do tempo diariamente. Dessa maneira, o monitoramento de atividades produz relatórios de tempos dedicados à atividades e objetivos, dividindo por categorias e metas. Uma das funcionalidades está na definição de alarmes quando passa-se um tempo superior ao desejado em sites considerados como distratores.
Para realização de trabalhos em grupos a ferramenta é paga, com teste gratuito por 30 dias.
When I Work
Funcionando como uma agenda compartilhada, o planejamento dos dias pode ser repassado aos integrantes de sua equipe, agilizando a produtividade e possíveis horários de reuniões a serem agendadas. A comunicação é peça importante e a integração é feita também com o Google Maps. A partir daí, existe o monitoramento das horas trabalhadas (é possível também bater ponto) e direcionamento de determinadas tarefas de acordo com horários disponíveis.
Any.do
O Any.do permite um maior controle sobre as tarefas a serem realizadas, divididas em categorias (hoje, amanhã, em breve, algum dia), abrindo espaço para certas prioridades dentro da empresa. A colaboração pode ser feita adicionando pessoas à cada tarefa específica. Interface simples e disponível em várias plataformas.
Novas oportunidades
O novo pensamento demonstra a importância de desenvolver novos métodos de gestão a distância com muito aprendizado. Destaca-se também, a necessidade de um padrão comportamental e profissional, com maior clareza nas metas a serem batidas e nas tomadas de decisões conjuntas.
Assim, o uso de ferramentas estratégicas faz com que nenhuma empresa pare suas atividades totais nesse contexto de quarentena. Para isso, a confiança entre o chefe e o empregado deve ser mútua, além de compromisso, responsabilidade e dedicação de seus colaboradores.
Busque descobrir quais ferramentas mais combinam com você e sua empresa.
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